LAG Skive-Viborg
Info til projektholder
I projektperioden er der en række krav og regler man skal overholde, for at kunne få støttemidler fra LAG udbetalt.
Man har som projektholder selv ansvaret for hele projektforløbet og for alle konkrete opgaver – vi hjælper dig gerne undervejs, men koordinator kan kun vejlede. Det er derfor projektholders ansvar at sikre, at alle regler, lovgivning og deadlines overholdes.
Nedenfor har vi listet nogle af de vigtige regler, man bør være særlige opmærksomme på.
5 gode råd
Vores 5 overordnede råd, så du nemmest kan få din støtte udbetalt når projektet er færdigt:
1. Læs dit tilsagnsbrev GRUNDIGT
2. Hvis du ændrer i projektet – uanset hvor små de må være, så ret henvendelse til koordinator. Læs mere om projekt og budgetændringer her på siden)
3. Lav en mappe, hvor du kan opbevare alle dine fakturaer og relevant kommunikation med leverandører/offentlige myndigheder.
4. Sørg for, at alle fakturaer du modtager, er udstedt til den projektholder og adresse, der er angivet i tilsagnsbrevet – sker der ændringer undervejs, kontakt koordinator.
5. Vær sikker på at du kan fremskaffe underliggende betalingsdokumentation og print dem løbende i takt med at du betaler fakturaer.
Og så lige den sidste.
Tjek indholdsfortegnelsen i projektvejledningen for regler og krav som er relevante for dit projekt, og kontakt endelig koordinator med evt. spørgsmål.
Projekt eller budgetændring
Ved ansøgningsstart angiver man en projektperiode samt budget, men vi oplever ofte, at forholdene ændre sig i projektforløbet, og derfor er der mulighed for at søge projektforlængelse, hvis man ikke kan nå at færdiggøre projektet indenfor projektperioden, eller søge om ændring af budgettet, hvis man f.eks. opdager, at køb af anlæg ikke bliver så dyrt som først antaget, og at man hellere vil bruge flere penge på f.eks. markedsføring eller lign.
Fælles for ændringer er – at det er vigtigt at man søger om godkendelse af projektforlængelse via Tast Selv inden projektperioden er udløbet, og man skal søge om budgetændring inden man foretager ændringer i det oprindelige budget. Vi kan desværre ikke godkende ændringer med tilbagevirkende kraft.
Der gælder forskellige regler for hvornår man skal søge om budgetændring alt afhængig af, om I har fået tilsagn om støtte på under 150.000 kr. eller over 150.000 kr.
Læs mere om reglerne på side 34-37 i projektvejledningen.
Udbetaling
Støtten fra LAG kan først udbetales, når projektperioden er slut. Derfor er det vigtigt, at du allerede i ansøgningsfasen har en plan for, hvordan du vil finansiere jeres projekt i projektperioden, Bliver du hurtigere færdig med dit projekt end forventet, kan du altid anmode om slutudbetaling før tid.
I erhvervsprojekter, der har fået tilsagn om støtte på minimum 200.000 kr. kan man indenfor for projektperioden søge om rateudbetaling på op til 80 % af støttebeløbet.
Der er en række regler og krav man skal være opmærksomhed på at opfylde i forbindelse med udbetaling.
Når man indsender anmodning om slutudbetaling skal følgende medsendes:
– Faktura skal være udstedt til det navn og adressen som fremgår af tilsagnsbrevet, og leverandørens navn, adresse og CVR nummer skal fremgå af fakturaen. Fakturaen skal også indeholde beskrivelse af varen/ydelsen samt antal timer/pris samt momsoplysninger og evt. rabatter.
– Man skal medsende dokumentation for, at regninger er udbetalt til den, der har udstedt fakturaen, f.eks. indbetalingskort-ID eller kontonommer. Beløb og dato skal fremgå af både faktura og betalingsdokumentationen.
– Diverse tilladelse, f.eks. byggetilladelse mm. hvis det er påkrævet i tilsagnet.
– Timesedler for frilligt arbejde (hvis relevant)
– Ansættelseskontrakter for projektansættelse (hivs relevant)
– Billeddokumentation for skiltning, og brug af relevante logoér på tryksager mm.
– Dokumentation for anden (offentlig) tilskud til projektet.
Læs mere i projektvejledningen side 43-47 Projektvejledning
Koordnator skal nok være behjælpelig med tjek og vejledning i forbindelse med slutrapporten.
Yder LAG støtte med over 100.000 kr. så skal koordinator foretage besigtigelse af projektet inden slutrapporten sendes ind, så kontakt endelig koordinator når I er ved at være klar til anmodning om udbetaling.
Synliggørelse af projektstøtte
Når man modtager støtte fra LAG-Puljen medfølger der en række krav om synliggørelse af støtten med et EU logo. Hvis man undlader at oplyse, at projektet har fået tilskud fra EU, kan man risikere, at tilskudet reduceres.
EU logoet skal bruges følgende steder.
– Ved kommunikations- og informationsmateriale som bliver udarbejdet i løbet projektperioden med direkte samhæng med det, der ydes tilskud til, f.eks. brochure og foldere, hjemmeside, nyhedsbreve, bøger, plakater, annoncer mm.
– Beskrives projektet på facebook eller andre sociale medier, skal der også her fremgå, at projektet støttes af EU. I stedet for EU logo, kan man i stedet tilføje i teksten: “Vi har fået penge af EU til (projketets navn)”.
– Fysisk skiltning. Hvis dit projekt har fået tilsagn om støtte på over 75.000 kr. så skal du opsætte et tydeligt og synligt skilt eller plakaat i A3 størrelse, der informere om projektet, og som har påsat EU-logoet.
Synliggørelse af projektstøtte skal dokumenteres ved indsendelse af anmodning om udbetaling.
EU logoet findes på LAG hjemmesiden under afsnittet: Skiltning i projektet
Læs mere om regler og krav til dokumentation på side 41-42 i projektvejledningen.